Individuelle Workflows für KMU mit mobilen Mitarbeitenden

In wenigen Wochen umgesetzt – ohne Ihr ERP zu ersetzen

Verbinden Sie Anfragen, Offerten, Aufträge, Statusupdates vom Einsatzort, Arbeitsnachweise und Zahlungen in einem durchgängigen Ablauf für Büro, mobile Mitarbeitende und Kundschaft.

Praxisbeispiele ansehen

Eine Workflow-App verbindet Büro, Kundenportal, mobile Mitarbeitende sowie Werkzeuge und Materialien, während das bestehende ERP das führende System für Finanzen, Produkte, Lagerbestand und Rechnungen bleibt.

Die Grundidee

Behalten Sie Ihr ERP. Erhalten Sie die Workflows, die Sie brauchen – in wenigen Wochen und zu einem Bruchteil der bisherigen Kosten.

Ihr ERP bleibt das führende System für Finanzen, Produkte, Lagerbestand und Kerndaten. Eine KI-gestützte Workflow-Anwendung ergänzt es, wandelt Anfragen, Dokumente und Updates vom Einsatzort in strukturierte Aktionen um und gibt Ihren mobilen Mitarbeitenden die Werkzeuge sowie Ihren Kunden die Erfahrung, für die Ihr ERP nie konzipiert wurde.

Steigern Sie die operative Effizienz
Erhalten Sie die Werkzeuge, die Ihr Unternehmen wirklich braucht
Gewinnen Sie Echtzeitkontrolle über Ihre Abläufe
Reduzieren Sie operative Fehler
Bieten Sie ein besseres Kundenerlebnis
Senken Sie IT-Kosten

Praxisbeispiele: Individuelle Workflows in wenigen Wochen umgesetzt.

Beginnen Sie mit dem Workflow, der am meisten Zeit kostet, die meisten doppelten Eingaben verursacht oder Kunden die geringste Transparenz bietet.

Von der Kundenanfrage zum geplanten Auftrag

Ein Kunde ruft an, schreibt eine E-Mail oder füllt ein Website-Formular aus. Statt Details in Postfächern und Kalendern zu sammeln, erstellt das Büro eine Offerte im eigenen Firmendesign aus einem Leistungskatalog. Nach der Freigabe wird daraus ein geplanter Auftrag – mit den passenden Mitarbeitenden oder dem passenden Team, Materialien und einer Checkliste.

Ergebnis: schnellere Offerten, weniger verpasste Anfragen und keine doppelte Dateneingabe zwischen Büro und Einsatzort.

Sorgen Sie dafür, dass Mitarbeitende mit dem richtigen Material und Werkzeug ankommen

Bevor Mitarbeitende oder ein Team disponiert werden, gleicht die Anwendung die Auftragsanforderungen mit den verfügbaren Materialien, Werkzeugen und Fahrzeugbeständen ab. Fehlende Artikel werden markiert, eine Reservierungs- oder Abholaufgabe ausgelöst und die Beladung vor der Abfahrt dokumentiert.

Ergebnis: weniger abgebrochene Einsätze, weniger Leerlauf vor Ort und weniger Verzögerungen durch fehlendes Material oder falsche Werkzeuge.

Ersetzen Sie einen Excel-Prozess durch einen vernetzten Aufgabenablauf

Eine Materialanfrage, Baustellenübergabe, Freigabe oder Service-Nachbearbeitung muss nicht mehr zwischen Tabellen, E-Mails und dem ERP wechseln. Der Workflow weist die Aufgabe der zuständigen Person zu, dokumentiert die Entscheidung und aktualisiert den entsprechenden Datensatz ohne doppelte Eingabe.

Ergebnis: klare Verantwortung, schnellere Freigaben und eine Live-Übersicht über jede Anfrage statt einer versionierten Tabelle.

Alle Auftragsinformationen direkt auf dem Smartphone

Bauarbeitende, Mitarbeitende im Aussendienst, Fahrer, Inspektoren und Subunternehmer sehen ihre heutigen Aufträge, Navigation, Kundenhistorie, Anweisungen, Materialien und Checklisten in einem mobilen Workflow. Mitarbeitende erfassen Abfahrt, Ankunft, Arbeitsbeginn und Auftragsabschluss sowie Fotos, Notizen, verwendete Teile und Anfragen für Zusatzarbeiten direkt vor Ort.

Ergebnis: weniger Anrufe im Büro, weniger unnötige Fahrten und eine klare Dokumentation jedes Auftrags.

Kunden verfolgen den Auftragsstatus online und geben Änderungen direkt frei

Ein Kundenportal im Erscheinungsbild Ihres Unternehmens zeigt Terminstatus, voraussichtliche Ankunft, Fortschritt, Fotos, Dokumente und Auftragshistorie an. Kunden können Änderungen oder Zusatzarbeiten direkt freigeben, Arbeiten abnehmen sowie Garantieunterlagen oder Rechnungen abrufen, ohne dem Unternehmen nachtelefonieren zu müssen.

Ergebnis: weniger Statusanfragen, stärkeres Kundenvertrauen und klarere Freigaben von Umfang und Kosten.

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Was sich in der Praxis verändert

Ein gemeinsamer Ablauf ersetzt die tägliche Nachverfolgung.

Vorher

Getrennte Tools und ständiges Nachfassen

Anfragen, Tabellen, E-Mails, WhatsApp-Nachrichten, Papiernotizen und ERP-Einträge sind nicht verbunden. Das Büro muss bei den Mitarbeitenden und Teams nachfragen. Kunden müssen wiederum beim Büro nachfragen. Informationen werden mehrfach erfasst.

Nachher

Jeder Auftrag wird in einem vernetzten Workflow weitergeführt

Büro, Aussendienst und Kunden sehen jeweils die für sie relevanten Informationen zur richtigen Zeit.

Anfrage
Offerte
Freigabe
Planung
Arbeit vor Ort
Nachweis
Zahlung

Klein anfangen

Verbessern Sie zuerst einen besonders aufwendigen Prozess.

Eine individuelle Anwendung muss nicht am ersten Tag alles automatisieren. Beginnen Sie dort, wo Verzögerungen, doppelte Eingaben oder fehlende Transparenz die höchsten operativen Kosten verursachen. Ergänzen Sie danach Formulare, Integrationen und kundenorientierte Funktionen, sobald der Workflow seinen Wert beweist.

Serviceanfrage → Offerte → Freigabe
Offerte → Auftragsplanung → Einsatz von Mitarbeitenden oder Team
Arbeit vor Ort → Fotos → Kundenabnahme
Materialanfrage → Freigabe → Auftragsübergabe
Zusatzarbeit → Kundenfreigabe → aktualisierte Rechnung
Wiederkehrende Wartung → Planung → Leistungsnachweis

Auf Ihr Gewerk zugeschnitten

Ein Betriebsmodell. Auf Ihr Unternehmen zugeschnitten.

Individuell auf die Abläufe und Anforderungen Ihres Unternehmens zugeschnitten – mit Ihrem Leistungskatalog, Ihrer Terminologie, Auftragsvorlagen, Checklisten, Dokumenten, Preisregeln und Freigaben.

Bau, Gebäudebau und Baustellenbetrieb
Elektro, Sanitär und HLK
Liegenschaftsunterhalt und gewerkeübergreifende Reparaturen
Solar, Ladeinfrastruktur, Sicherheit und Niederspannungssysteme
Reparatur von Geräten und Anlagen
Reinigung und Facility Services
Gartenbau, Bewässerung und saisonaler Unterhalt

Vollständige Funktionsübersicht

Eine Workflow-Plattform für Büro, Aussendienst und Kunden.

Leads und CRM

Website-Anfrageformulare und Widget für Offertanfragen
Datensätze für Kunden, Unternehmen, Kontakte und Einsatzorte
Vertriebspipeline vom Erstkontakt bis zum erfolgreichen Abschluss oder zur Absage
Gesprächsnotizen, E-Mail-Historie, Termine, Aufgaben und Erinnerungen
Lead-Quelle und Marketing-Attribution
Kundenhistorie, Servicehistorie und Kommunikationsverlauf
Automatisches Nachfassen bei unbeantworteten Anfragen und ruhenden Chancen

Leistungskatalog und Offertwesen

Konfigurierbare Leistungen, Arbeitsansätze, Materialien, Einheiten, Steuern und Margen
Preislisten nach Branche, Region, Kundentyp oder Vertrag
Offertvorlagen mit optionalen und zusätzlichen Leistungen
Fotobasierte Offertanfragen und Erfassung von Daten bei Ortsbesichtigungen
Versand von Offerten als PDF, E-Mail oder SMS sowie Online-Freigabe
Anzahlungen, Ablaufdaten, Revisionen, Rabatte und Nachtragsaufträge
Bedingungen, Garantien und Abnahmebedingungen
KI-gestützte Offertentwürfe auf Basis von Beschreibungen und Fotos, mit anschliessender Prüfung durch Mitarbeitende

Aufträge und Aufgaben

Automatische Umwandlung einer akzeptierten Offerte in einen Auftrag oder Arbeitsauftrag
Auftragsvorlagen mit Aufgaben, Checklisten, Abhängigkeiten und erwarteten Dauerangaben
Status für geplant, zugewiesen, unterwegs, in Ausführung, blockiert, zur Prüfung und abgeschlossen
Pflichtfelder für Aufgaben, Notizen, Fotos, Videos und Dokumente
Vorher-Nachher-Nachweise
Qualitätskontrolle und Freigabestufe durch Führungskraft
Kundenunterschrift sowie Abschluss- oder Abnahmeprotokoll
Workflow für Zusatzarbeiten und Änderungsfreigaben
Auftrags-, Kunden-, Standort- und Anlagenhistorie in einem Datensatz

Personal und Einsatzplanung

Profile für Mitarbeitende, Teams und Subunternehmer
Kompetenzen, Zertifikate, Gebiete, Verfügbarkeit und Kapazität
Dispositionskalender per Drag-and-drop
Zuweisung nach Kompetenz, Kapazität, Standort und Verfügbarkeit
Tagesplan, Route und Termindetails für Mitarbeitende
Zeiterfassung für Start, Abschluss, Fahrt und Zeit vor Ort
Optionale Live-Standortfreigabe mit Zustimmung
Planung von Abwesenheiten, Ferien, Überstunden und Arbeitslast
Teams, Subunternehmer und Arbeitspakete
Routenoptimierung und Einsatzplanung unter Berücksichtigung der Fahrzeiten

App für mobile Mitarbeitende

Ansicht «Meine Aufträge heute»
Navigation zum Kundenstandort
Auftragsanweisungen, Checklisten, Servicehistorie und Kundendetails
Aktionen für Fahrt, Ankunft, Start, Pause, Blockierung und Abschluss
Erfassung von Fotos, Videos, Notizen und Unterschriften
Vor Ort verwendete Teile und Materialien
Anfragen für Zusatzarbeit, Unterstützung und Umplanung
Offline-Arbeit mit späterer Synchronisierung
Push-Benachrichtigungen für neue oder geänderte Aufträge
Kundenorientierter Arbeitsnachweis aus Updates vom Einsatzort

Kundenportal

Online-Ansicht und -Freigabe von Offerten
Termindatum, voraussichtliche Ankunft von Mitarbeitenden oder Team und Auftragsstatus
Auftragsfortschritt und Aktivitätsverlauf in Echtzeit
Aufgabenstatus, Fotos, Dokumente, Änderungen und Nachrichten
Freigabe von Zusatzarbeiten und Nachtragsaufträgen
Anzahlungs- und Rechnungszahlung
Garantieunterlagen, Serviceberichte und Abnahmeprotokolle zum Herunterladen
Anfragen für Nachbearbeitung, Garantiereparatur und wiederkehrende Services
Im Erscheinungsbild Ihres Unternehmens

Materialien, Werkzeuge und Logistik

Für Offerte und Auftrag benötigte Teile und Materialien
Bestand nach Lager, Fahrzeug und mobilem Team
Materialreservierung bei der Auftragsplanung
Meldebestände und Lieferantenbestellungen
Lieferplanung zu Standorten, Mitarbeitenden und Teams
Barcode- oder QR-Scan für Beladung und Lieferbestätigung
Workflow für fehlende Artikel und Ersatzartikel
Zuweisung, Wartung und Rückverfolgung von Werkzeugen und Ausrüstung
Übersicht über Fahrzeuge und deren Materialbestände

Finanzen und Betrieb

Anzahlungen, Rechnungen, Zahlungen, Rückerstattungen und überfällige Salden
Auszahlungsnachverfolgung für Mitarbeitende, Teams und Subunternehmer
Kasse, Bank, Ausgaben und Auftragsrentabilität
Soll-Ist-Vergleich der Arbeits- und Materialkosten
Rentabilität von Nachtragsaufträgen
Integration mit Buchhaltungssystemen
Unterstützung für MWST, Steuern und mehrere Währungen
Transparenz über Marge, Cashflow und offene Salden je Auftrag

Website und Kommunikation

Öffentliche Website im eigenen Firmendesign
Leistungsseiten, regionale Seiten, Projekte, Fallstudien und Bewertungen
Online-Buchung, Lead-Erfassung und Offert-Widgets mit direkter CRM-Anbindung
Kunden-Login und Live-Widget für Projekt- oder Auftragsstatus
E-Mail-, SMS-, Push- und WhatsApp-Benachrichtigungen, wo sinnvoll
Automatisches Nachfassen bei Offerten, Terminen, Zahlungen und Bewertungsanfragen
Projektgalerien und Arbeitsnachweise für das Marketing

Management-Reporting

Konversion von Lead zu Offerte und von Offerte zu Auftrag
Umsatz, Marge, Zahlungseingang und Vertriebspipeline
Auslastung von Mitarbeitenden und Teams, Fahrzeit, Produktivität und Kapazität
Auftragsabschluss, Verzögerungen, Nachbesuche, Rückrufe und Garantieansprüche
SLA-Einhaltung und Kundenzufriedenheit
Bestandsverbrauch und Materialabweichungen
Reporting nach Niederlassung, Team, Region, Leistungskategorie und Kundensegment
Kennzahlen für wiederkehrende Services und langfristigen Kundenwert (Customer Lifetime Value, CLV)

Nächster Schritt

Welcher Workflow würde für Ihr Unternehmen den grössten Unterschied machen?

Ein kurzes Gespräch kann zeigen, wo individuelle Workflow-Anwendungen manuelle Arbeit reduzieren, die Produktivität im Aussendienst verbessern, Offerten beschleunigen oder Kunden mehr Transparenz geben können – während Ihr bestehendes ERP erhalten bleibt.

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